El modelo 145 es el impreso oficial con el que usted comunica a su empresa o entidad pagadora los datos personales y familiares que influyen en la retención del IRPF: situación familiar, hijos y otros descendientes, ascendientes a su cargo, pensiones a favor del cónyuge o de los hijos y pagos por la vivienda habitual. Con esa información, el pagador calcula el porcentaje de retención que aplica cada mes a su nómina.
A diferencia de otros modelos tributarios, el 145 no se presenta ante la Agencia Tributaria: se entrega directamente a quien le paga (la empresa, la mutualidad, el organismo que abona su pensión). Aun así, los datos que declara tienen plena trascendencia fiscal, y comunicar datos falsos o no comunicar un cambio puede acarrear una retención incorrecta y, en ciertos casos, una infracción tributaria a su cargo.
En esta guía encontrará cuándo hay que entregar el modelo 145, qué significa cada apartado y cómo cumplimentarlo paso a paso, con las dudas más frecuentes resueltas al final.
Cuándo se entrega el modelo 145
El impreso se cumplimenta en tres momentos: al empezar una relación laboral o al comenzar a cobrar una pensión, cuando cambia alguna de las circunstancias declaradas y al inicio de cada año si desea actualizar los datos. La empresa suele entregarlo junto con el contrato, pero usted puede pedirlo o descargarlo en cualquier momento.
- Al incorporarse a un nuevo empleo: el pagador necesita sus datos para fijar la retención inicial.
- Cuando cambia su situación: nacimiento o adopción de un hijo, matrimonio, divorcio, reconocimiento de una discapacidad, inicio del pago de una pensión compensatoria o de alimentos fijada por un juez.
- Si el cambio reduce la retención: puede comunicarlo en cualquier momento y surte efectos en la primera nómina posterior, o como tarde en un plazo de cinco días desde su recepción.
- Si el cambio aumenta la retención: debe comunicarlo en un plazo de diez días desde que se produce.
No entregarlo tiene un coste
Si usted no entrega el modelo 145, la empresa calcula la retención sin tener en cuenta hijos, ascendientes ni el resto de circunstancias que la reducen: retendrá de más. Ese exceso se recupera al presentar la declaración de la renta, pero durante todo el año habrá cobrado una nómina inferior a la que le corresponde.
Cómo cumplimentar el modelo 145 paso a paso
El impreso tiene una sola página dividida en siete apartados. Solo se rellenan los que correspondan a su situación; los demás se dejan en blanco.
- Apartado 1, datos y situación familiar: nombre, apellidos, NIF y año de nacimiento. Marque la situación 1 si es soltero, viudo, divorciado o separado con hijos a su cargo en exclusiva; la situación 2 si está casado y su cónyuge no percibe rentas anuales superiores a 1.500 euros (indique el NIF del cónyuge); la situación 3 en cualquier otro caso. Si tiene una discapacidad reconocida, marque el grado y, en su caso, la casilla de movilidad reducida o ayuda de terceras personas.
- Apartado 2, hijos y descendientes: menores de 25 años (o de cualquier edad con discapacidad) que convivan con usted y no tengan rentas anuales superiores a 8.000 euros. Indique el año de nacimiento y, si procede, el grado de discapacidad. Marque la casilla de cómputo por entero solo si los hijos conviven únicamente con usted.
- Apartado 3, ascendientes: mayores de 65 años (o con discapacidad) que convivan con usted al menos la mitad del año y cuyas rentas anuales no superen los 8.000 euros. Si el ascendiente también convive con otros descendientes, indique el número total.
- Apartado 4, pensiones compensatorias y anualidades: importes anuales fijados por resolución judicial, tanto la pensión compensatoria al cónyuge como las anualidades por alimentos a los hijos.
- Apartado 5, vivienda habitual: marque la casilla solo si está pagando un préstamo por la compra o rehabilitación de su vivienda habitual adquirida antes del 1 de enero de 2013 y sus retribuciones totales son inferiores a 33.007,20 euros anuales.
- Apartado 6, fecha y firma: firme y feche la comunicación. Su firma acredita la veracidad de los datos.
- Apartado 7, acuse de recibo: lo cumplimenta la empresa. Pida una copia sellada o firmada: es su prueba de haber comunicado los datos a tiempo.
A quién se entrega y qué hace la empresa con él
El modelo 145 se entrega en papel o por el canal interno que indique su empresa (portal del empleado, departamento de recursos humanos). El pagador conserva el impreso a disposición de la Agencia Tributaria: no lo remite a la AEAT, pero debe poder exhibirlo si la administración lo requiere. Usted no tiene que registrar nada en la sede electrónica de la Agencia Tributaria para este impreso.
Veracidad de los datos
Los datos falsos, incompletos o inexactos que den lugar a una retención inferior a la debida son responsabilidad de quien firma el impreso, con los recargos e intereses que correspondan. Ante la duda, declare solo lo que pueda acreditar (libro de familia, resolución judicial, certificado de discapacidad).
Efectos sobre la nómina y sobre la declaración de la renta
La retención calculada con el modelo 145 es un anticipo del IRPF, no el impuesto definitivo. Al presentar la declaración de la renta (modelo 100), la Agencia Tributaria regulariza la diferencia: si le retuvieron de más, el resultado tiende a salir a devolver; si le retuvieron de menos, a ingresar. Un modelo 145 bien cumplimentado acerca la retención mensual a su cuota real y evita sustos en junio.
| Situación | Quién la marca | Efecto habitual |
|---|---|---|
| 1 | Soltero, viudo, divorciado o separado con hijos a cargo en exclusiva | Retención más baja: se aplica un mínimo familiar reforzado |
| 2 | Casado, con cónyuge cuyas rentas anuales no superan 1.500 euros | Retención reducida: se tiene en cuenta al cónyuge |
| 3 | Cualquier otra situación (casado con cónyuge que trabaja, soltero sin hijos...) | Retención estándar |
Cómo usa la empresa el modelo 145 para calcular su retención
Con los datos del impreso, el pagador aplica el procedimiento general de los artículos 80 y siguientes del Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007): estima sus retribuciones anuales previsibles, resta los gastos y reducciones que la norma permite, calcula el mínimo personal y familiar según su situación, hijos, ascendientes y discapacidad, y de ahí obtiene la cuota y el tipo de retención que verá en su nómina. La Agencia Tributaria publica cada año un servicio de cálculo de retenciones en su sede electrónica: con él puede comprobar usted mismo si el porcentaje de su nómina es coherente con sus datos.
El sistema tiene topes y suelos. Por debajo de ciertos importes anuales de retribución, que dependen de la situación familiar y del número de hijos, no procede retención alguna (son los límites excluyentes del artículo 81 del Reglamento). Y en los contratos de duración inferior al año, el tipo resultante no puede bajar del 2 por ciento (artículo 86.2), aunque el sueldo sea modesto: es la razón por la que muchos contratos temporales cortos soportan retención pese a quedar lejos de tributar.
La retención se regulariza durante el año
El tipo no es fijo de enero a diciembre: la empresa debe regularizarlo cuando cambian las circunstancias (subida de sueldo, nuevo modelo 145, cambio de jornada). Si detecta que su retención no se ha ajustado tras comunicar un cambio, reclame a su departamento de personal con su copia sellada del impreso en la mano.
Casos especiales: pluriempleo, contratos cortos, pensiones y paro
- Dos o más pagadores: entregue un modelo 145 a cada uno. Cada pagador calcula la retención mirando solo lo que él le abona, por lo que la suma de retenciones suele quedarse corta respecto de su IRPF real: prepare la declaración de la renta con ese resultado en mente o pida voluntariamente un tipo superior.
- Contratos temporales de menos de un año: tipo mínimo del 2 por ciento. Si encadena varios contratos con la misma empresa durante el año, la retención se recalcula sobre el total.
- Pensionistas: la entidad que abona la pensión (el INSS, una mutualidad, un plan de pensiones) también aplica retenciones y también recibe la comunicación de datos: el impreso no es exclusivo de los trabajadores por cuenta ajena.
- Prestación por desempleo: el SEPE retiene según los mismos criterios; con prestaciones bajas la retención resultante suele ser cero, lo que puede jugar una mala pasada si en el mismo año cobra paro y salario (dos pagadores).
- Tipo voluntario superior: puede pedir por escrito a su pagador un porcentaje de retención mayor que el que resulta del cálculo (artículo 88.5 del Reglamento). Es útil para no llevarse sorpresas en la renta con pluriempleo o ingresos variables; el tipo solicitado se mantiene como mínimo hasta final de año salvo que solicite otro mayor.
Errores frecuentes al rellenar el modelo 145
- Marcar la situación 1 sin custodia exclusiva: la situación 1 se reserva a solteros, viudos, divorciados o separados con hijos a cargo en exclusiva. En custodia compartida corresponde la situación 3, y equivocarse infla el mínimo aplicado.
- Marcar el cómputo por entero de los hijos conviviendo con la otra persona progenitora: esa casilla solo procede cuando los hijos conviven únicamente con usted. Es el error más señalado por la propia AEAT.
- Declarar hijos o ascendientes con rentas superiores a 8.000 euros: dejan de computar para el mínimo familiar; incluirlos da lugar a una retención inferior a la debida.
- Marcar la casilla de vivienda habitual sin cumplir los requisitos: solo aplica a compras o rehabilitaciones anteriores al 1 de enero de 2013 y con retribuciones totales por debajo de 33.007,20 euros anuales.
- No comunicar a tiempo un cambio que sube la retención: dispone de diez días; el retraso traslada a usted la responsabilidad de la diferencia.
- No pedir el acuse de recibo: sin copia sellada o firmada del apartado 7, no podrá probar que comunicó sus datos en plazo si surge una discrepancia.
Referencias legales del modelo 145
Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007): artículos 80 a 89 (procedimiento de cálculo de la retención), 86.2 (tipo mínimo del 2 por ciento en contratos de menos de un año), 88 (comunicación de datos al pagador y plazos) y 88.5 (tipo voluntario superior). Ley 58/2003, General Tributaria: artículo 205 (infracción por comunicar datos falsos o incompletos al pagador, con multa del 35 al 150 por ciento de las cantidades no retenidas). La empresa no verifica sus datos: la responsabilidad de su veracidad es de quien firma.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio entregar el modelo 145 a la empresa?
No existe una sanción por no entregarlo, pero la consecuencia es directa: la empresa calculará la retención sin aplicar las circunstancias personales y familiares que la reducen, por lo que le retendrán más de lo necesario. Lo que sí es obligatorio es comunicar en un plazo de diez días los cambios que suponen una retención mayor (por ejemplo, dejar de tener derecho al mínimo por un hijo).
¿El modelo 145 se presenta ante la Agencia Tributaria?
No. Se entrega únicamente a su pagador (empresa, organismo o entidad que abona su pensión), que lo conserva a disposición de la Agencia Tributaria. Usted no tiene que presentar nada en la sede electrónica de la AEAT en relación con este impreso.
¿Qué pasa si mi situación cambia a mitad de año?
Debe comunicarlo con un nuevo modelo 145. Si el cambio reduce la retención (nace un hijo, se reconoce una discapacidad), puede comunicarlo cuando quiera y la empresa lo aplica en la siguiente nómina. Si el cambio aumenta la retención, dispone de diez días para comunicarlo. Los cambios comunicados surten efectos hacia delante, nunca con carácter retroactivo dentro de la nómina.
¿Puedo declarar a mi hijo si está compartido con mi expareja?
Sí, pero sin marcar la casilla de cómputo por entero: esa casilla se reserva a quien convive en exclusiva con los hijos. En custodia compartida, cada progenitor declara a los hijos y el mínimo familiar se prorratea. Declarar el cómputo por entero cuando no corresponde es uno de los errores más frecuentes y puede dar lugar a una retención inferior a la debida.
¿Dónde consigo el impreso oficial del modelo 145?
La Agencia Tributaria lo publica en su sede electrónica como PDF de libre descarga, y la mayoría de las empresas lo facilitan junto con la documentación de la contratación. Compruebe que usa la versión vigente del impreso: la AEAT lo actualiza cuando cambian los importes de referencia.
¿Puedo pedir que me retengan más de lo que resulta del cálculo?
Sí. El artículo 88.5 del Reglamento del IRPF le permite solicitar por escrito a su pagador un tipo de retención superior al que corresponde. Es una opción sensata si tiene dos pagadores, ingresos variables o simplemente prefiere que la declaración de la renta no le salga a ingresar. El tipo solicitado se aplica como mínimo hasta final de año, salvo que pida uno más alto. Lo que no puede pedir es un tipo inferior al que resulta de sus datos.
¿Qué retención se aplica a un contrato temporal de pocos meses?
En los contratos o relaciones de duración inferior al año, el tipo de retención no puede ser inferior al 2 por ciento (artículo 86.2 del Reglamento del IRPF), aunque por el importe del sueldo no correspondería retener nada. Si el salario es bajo, ese 2 por ciento suele recuperarse al presentar la declaración de la renta, o al no estar obligado a presentarla, solicitando la devolución.
Tengo dos trabajos: ¿entrego un modelo 145 en cada uno?
Sí, uno a cada pagador, con los mismos datos personales y familiares. Tenga presente el efecto conocido de los dos pagadores: cada empresa retiene mirando solo su parte, la suma de retenciones queda por debajo de su IRPF real y la declaración tiende a salir a ingresar. Además, con más de un pagador el umbral de obligación de declarar baja (en términos generales, de 22.000 a 15.876 euros si el segundo pagador supera los 1.500 euros anuales). Pedir un tipo voluntario superior amortigua la sorpresa.
¿Qué sanción hay por comunicar datos falsos en el modelo 145?
El artículo 205 de la Ley General Tributaria tipifica como infracción comunicar al pagador datos falsos, incompletos o inexactos que den lugar a retenciones inferiores a las debidas: la multa va del 35 al 150 por ciento de las cantidades que se dejaron de retener, a cargo del trabajador que firmó el impreso. Declarar de menos no adelanta nada: la diferencia aflora en la declaración de la renta y la sanción puede sumarse. Declare solo lo que pueda acreditar.
¿Los pensionistas y quienes cobran el paro también rellenan el 145?
Sí. La comunicación de datos al pagador afecta a todos los perceptores de rendimientos del trabajo: la entidad que abona la pensión y el SEPE con la prestación por desempleo calculan la retención con los mismos criterios que una empresa. Si en un mismo año cobra paro y salario, ya tiene dos pagadores, con las consecuencias habituales sobre la obligación de declarar y el resultado de la renta.
¿La empresa puede exigirme justificantes de lo que declaro en el 145?
No es su papel: el pagador aplica los datos que usted comunica y no está obligado a verificarlos, y la responsabilidad de su veracidad recae en quien firma (por eso la sanción del artículo 205 de la LGT se dirige al trabajador). Cosa distinta es que usted deba poder acreditar lo declarado ante la Agencia Tributaria: libro de familia, resolución judicial de custodia o pensiones, certificado de discapacidad. Guarde esos documentos mientras las circunstancias declaradas sigan vigentes.