La factura proforma es el híbrido más útil del papeleo comercial: tiene el aspecto y el detalle de una factura, pero es una oferta, no un documento fiscal. Se usa para que el cliente apruebe un importe exacto antes del trabajo, para tramitar pagos anticipados o financiación, y en comercio internacional para los trámites aduaneros previos al envío.
La distinción legal importa: la factura «de verdad» está regulada por el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), acredita una operación realizada y permite al destinatario deducir el IVA. La proforma no produce ninguno de esos efectos: por eso debe identificarse claramente como tal y llevar una numeración separada de la serie fiscal. Este modelo lo hace de forma expresa, con la mención legal incluida.
Genere su proforma con emisor, destinatario, conceptos, base imponible, IVA calculado automáticamente, condiciones de pago y plazo de validez de la oferta: el documento profesional que convierte un presupuesto en un compromiso claro.
Modelo de factura proforma (texto completo)
Este es el texto íntegro del modelo genérico. Sustituya los datos entre corchetes por los suyos, o utilice el formulario guiado de esta página para obtener el documento ya personalizado en Word y PDF, con las variantes legales adaptadas a su caso.
[Nombre o razón social] NIF: [NIF] [Domicilio fiscal]
[Nombre o razón social del destinatario] NIF: [NIF del destinatario (opcional)] [Dirección del destinatario]
En [Emitida en (localidad)], a [Fecha de hoy]
Asunto: Factura proforma n.º [Número de proforma]
FACTURA PROFORMA n.º [Número de proforma]
Emisor: [Nombre o razón social], NIF [NIF], con domicilio fiscal en [Domicilio fiscal]. Contacto: [Teléfono o email de contacto].
Destinatario: [Nombre o razón social del destinatario], NIF [NIF del destinatario (opcional)], [Dirección del destinatario].
Conceptos presupuestados: [Conceptos (uno por línea, con su importe si lo desea)]
Base imponible: 0,00 euros. IVA (21 %): 0,00 euros. IMPORTE TOTAL: 0,00 euros.
Condiciones de pago: [Condiciones de pago]. Plazo de entrega o ejecución: [Plazo de entrega o ejecución (opcional)].
Validez de la oferta: 15 días naturales desde la fecha de emisión. Transcurrido ese plazo sin aceptación, los precios y condiciones indicados dejarán de ser vinculantes.
Este documento es una factura proforma: constituye una oferta comercial informativa y NO es una factura a los efectos del Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. No acredita ninguna operación realizada, no da derecho a la deducción del IVA soportado y no sustituye a la factura definitiva, que se emitirá con su serie y numeración propias una vez realizada la operación.
La aceptación de esta proforma podrá comunicarse por escrito (correo electrónico incluido) dentro de su plazo de validez, momento en el que las condiciones indicadas vincularán a ambas partes.
Firmado:
[Nombre o razón social]
Proforma, presupuesto y factura: tres documentos, tres efectos
| Documento | Naturaleza | Efectos fiscales |
|---|---|---|
| Presupuesto | Oferta comercial, formato libre | Ninguno; vincula como oferta si se acepta |
| Factura proforma | Oferta con formato y detalle de factura | Ninguno: no permite deducir IVA ni registra la operación |
| Factura (RD 1619/2012) | Documento fiscal obligatorio de la operación realizada | Devengo del IVA, deducción para el destinatario, registro contable |
La proforma añade al presupuesto la precisión de una factura: NIF de las partes, desglose de base e IVA e importe total exacto. Por eso es el formato preferido cuando el cliente necesita aprobar internamente el gasto, pedir financiación al banco o efectuar un pago anticipado con un documento formal delante. Y por eso mismo debe rotularse «proforma»: emitir algo que parezca una factura sin serlo puede generar confusión fiscal a ambas partes.
Cómo usar bien una factura proforma
- Numérela en una serie propia (PRO-2026-001...) separada de sus facturas fiscales: la correlación de la serie fiscal es obligatoria y no admite huecos.
- Detalle los conceptos como lo hará la factura definitiva: cambios de última hora entre proforma y factura son la primera fuente de disputas.
- Fije la validez de la oferta: los costes de materiales cambian, y una proforma sin caducidad le puede obligar a precios de hace seis meses.
- Indique las condiciones de pago (anticipos incluidos) y el plazo de entrega: aceptada la proforma, esas condiciones vinculan.
- Cobrado un anticipo, recuerde que el IVA del anticipo se devenga con el cobro: deberá emitir factura (definitiva) por ese pago a cuenta.
La proforma no sirve para deducir IVA ni justificar gasto
Si su cliente le pide «una proforma para pasar el gasto», explíquele el límite: solo la factura del RD 1619/2012 permite deducir el IVA soportado y justificar el gasto en sociedades o IRPF. Trabajar «solo con proformas» y no emitir después la factura definitiva es una irregularidad fiscal para el emisor y una trampa para el destinatario.
La proforma en exportación y en operaciones con anticipo
En comercio internacional, la proforma es un documento estándar: las aduanas y los bancos la exigen para valorar la mercancía antes del envío, abrir créditos documentarios o justificar pagos anticipados al exterior. Debe describir la mercancía, cantidades, precios unitarios, divisa, incoterm y origen: cuanto más se parezca a la factura comercial definitiva, más fluido será el despacho.
En el mercado interior, su uso natural son las operaciones con pago anticipado: el cliente aprueba la proforma, paga el anticipo pactado y el proveedor arranca el trabajo. Tenga presente la mecánica del IVA: el cobro del anticipo devenga el impuesto en ese momento (artículo 75.Dos de la Ley del IVA), de modo que el anticipo exige su propia factura definitiva, y la factura final descontará lo ya facturado. La proforma organiza la operación; las facturas la documentan fiscalmente.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma obliga al cliente a pagar?
Por sí sola, no: es una oferta. Ahora bien, si el cliente la acepta (por escrito, por correo electrónico o pagando el anticipo previsto), la oferta aceptada se convierte en contrato y sus condiciones vinculan a ambas partes: precio, plazo y forma de pago. Por eso este modelo incluye un plazo de validez y una cláusula de aceptación: delimitan cuándo nace el compromiso.
¿Debo declarar las proformas a Hacienda?
No: la proforma no es un documento fiscal, no se anota en los libros registro de IVA ni genera devengo del impuesto. Las obligaciones nacen con la operación y su factura definitiva (o con el cobro de anticipos, que devengan IVA al cobrarse). Conserve las proformas como documentación comercial: son útiles para probar las condiciones pactadas si surge un conflicto con el cliente.
¿Puedo cobrar un anticipo contra la proforma?
Puede pactar y recibir el anticipo tomando la proforma como referencia, pero en cuanto lo cobre debe emitir una factura definitiva por ese pago a cuenta, porque el IVA del anticipo se devenga en el momento del cobro (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). En la factura final descontará el anticipo ya facturado. La proforma organiza el acuerdo; las facturas documentan cada cobro.
¿Qué numeración debe llevar una proforma?
Una serie propia, claramente distinta de la de sus facturas fiscales: por ejemplo PRO-2026-001. La numeración de las facturas definitivas debe ser correlativa y sin saltos (artículo 6 del RD 1619/2012); si mezcla proformas en esa serie, cada proforma no convertida en venta le dejará un hueco imposible de justificar. Dos series separadas, y el problema desaparece.
¿Sirve la proforma para exportar o para el banco?
Sí, es uno de sus usos principales: los bancos la aceptan para justificar transferencias al exterior o estudiar financiación de circulante, y las aduanas la utilizan para la valoración previa de mercancías. Para exportación, complete los conceptos con la descripción de la mercancía, cantidades, incoterm y divisa. El despacho definitivo se hará con la factura comercial, que debe coincidir con lo anunciado en la proforma.