Desde mayo de 2019, el registro horario no es opcional en ninguna empresa española: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar día a día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora, tenga la plantilla que tenga y aunque nadie haga horas extra. Para muchas pymes, autónomos con empleados y empleadores del hogar, una hoja mensual firmada sigue siendo el sistema más simple y admitido.
Este generador crea la hoja del mes elegido con una línea por día natural (con su día de la semana), los datos de empresa y trabajador, la jornada pactada de referencia, los totales y la mención legal de conservación durante 4 años.
El registro es también la mejor prueba del trabajador para reclamar horas: se usa junto a la reclamación de salarios impagados. Vea todos los modelos de trabajo.
Modelo de hoja de registro de jornada (texto completo)
Este es el texto íntegro del modelo genérico. Sustituya los datos entre corchetes por los suyos, o utilice el formulario guiado de esta página para obtener el documento ya personalizado en Word y PDF, con las variantes legales adaptadas a su caso.
[Denominación de la empresa] CIF: [CIF/NIF] [Centro de trabajo]
[Nombre y apellidos del trabajador] DNI/NIE: [DNI o NIE]
En [Firmado en (localidad)], a [Fecha de hoy]
Asunto: Registro de jornada de [Nombre y apellidos del trabajador]: enero de [Año]
REGISTRO DIARIO DE JORNADA correspondiente al mes de enero de [Año], elaborado en cumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Empresa: [Denominación de la empresa], CIF [CIF/NIF]. Centro de trabajo: [Centro de trabajo].
Persona trabajadora: [Nombre y apellidos del trabajador], DNI/NIE [DNI o NIE]. Jornada pactada: [Jornada pactada].
Total de horas ordinarias del mes: ................ Total de horas extraordinarias o complementarias: ................
Observaciones (incidencias, permisos, teletrabajo, ausencias justificadas): ....................................................
La persona trabajadora y la empresa firman la presente hoja en prueba de conformidad con las horas registradas. Este registro se conservará durante cuatro años y permanecerá a disposición de la persona trabajadora, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
Firmado:
[Denominación de la empresa] y [Nombre y apellidos del trabajador]
Quién está obligado y qué debe registrarse exactamente
La obligación alcanza a todas las empresas y todos los trabajadores por cuenta ajena, incluidos los contratos a tiempo parcial (que ya tenían obligación reforzada), los teletrabajadores y los desplazados. Quedan fuera las relaciones especiales con regla propia (alta dirección) y los autónomos. El registro debe reflejar el horario concreto de inicio y fin de cada jornada, sin que baste un cuadrante teórico ni un horario tipo.
- El sistema se elige por negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, lo decide el empresario previa consulta a los representantes: papel firmado, fichaje electrónico o aplicación son igualmente válidos hoy.
- Los registros se conservan 4 años a disposición de trabajadores, representantes e Inspección.
- En el trabajo a tiempo parcial, la empresa debe además totalizar mensualmente las horas y entregar copia del resumen al trabajador con la nómina.
- El registro de las horas extraordinarias se totaliza igualmente cada mes (artículo 35.5 ET).
Sanciones por no llevarlo
La ausencia o el falseamiento del registro de jornada es infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7500 euros por empresa y centro afectado. Además, sin registro, en un juicio por horas extraordinarias los tribunales dan credibilidad a los cálculos del trabajador: la falta de registro se vuelve contra la empresa.
Cómo usar la hoja mensual sin errores
Genere una hoja por trabajador y mes. Cada día, la persona trabajadora anota la hora real de inicio, la de fin y las pausas que no computan como trabajo (la comida, por ejemplo, salvo que el convenio la considere tiempo efectivo). A fin de mes, se totalizan las horas ordinarias y las extraordinarias o complementarias, firman ambas partes y la empresa archiva el original entregando copia al trabajador si la pide.
Registre la realidad, no el horario teórico: una hoja donde todos los días son idénticos de 9:00 a 17:30 durante meses es el patrón que la Inspección considera indicio de falseamiento. Las incidencias (permisos, visitas médicas, teletrabajo, viajes) se anotan en observaciones. Si el trabajador se niega a firmar, deje constancia en la hoja: la firma acredita conformidad, pero el registro es obligación de la empresa con o sin ella.
El registro como prueba: para la empresa y para el trabajador
El registro protege a los dos. A la empresa, frente a reclamaciones infladas de horas extra y ante una visita de la Inspección, que lo pide sistemáticamente junto con las nóminas. Al trabajador, para cobrar cada hora trabajada: el registro firmado es la prueba reina en una reclamación de cantidad, y su inexistencia desplaza la carga de la prueba a favor del empleado (doctrina derivada de la STJUE de 14 de mayo de 2019, asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank, origen de la norma española).
Referencias legales
Estatuto de los Trabajadores: artículos 34.9 (registro diario de jornada, redacción del RD-ley 8/2019), 35.5 (registro de horas extraordinarias) y 12.4.c (totalización mensual en el tiempo parcial). LISOS: artículo 7.5 (infracción grave). STJUE de 14 de mayo de 2019 (C-55/18). El registro debe además respetar la normativa de protección de datos: uso limitado al control de jornada.
Preguntas frecuentes
¿Vale una hoja en papel o hace falta un sistema digital?
Hoy sigue valiendo el papel: la ley exige un registro fiable, invariable y accesible, no un formato concreto. Una hoja mensual firmada por ambas partes cumple para plantillas pequeñas. Tenga en cuenta que existe un proyecto normativo para imponer el registro digital e interoperable con la Inspección; mientras no entre en vigor, la hoja firmada es plenamente válida. Si su empresa crece, migrar a un sistema electrónico simplifica la conservación de 4 años.
¿Hay que registrar las pausas y el tiempo de comida?
La norma solo exige inicio y fin de jornada, pero registrar las pausas no computables es muy recomendable: sin ellas, la diferencia entre entrada y salida parece jornada continua y puede aparentar excesos inexistentes. Esta plantilla incluye una casilla de pausas por día. Recuerde que la pausa de 15 minutos en jornadas de más de 6 horas es obligatoria y solo computa como trabajo si el convenio lo establece.
¿El teletrabajo también se registra?
Sí: la Ley 10/2021 de trabajo a distancia lo confirma expresamente. El sistema de registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado, incluyendo el inicio y el fin de la jornada, sin que la empresa pueda exigir conexión permanente ni instalar controles que vulneren la intimidad. En la hoja mensual basta anotar «teletrabajo» en observaciones los días correspondientes.
¿Debo dar copia del registro al trabajador cada mes?
La obligación general es tener el registro a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección: la entrega de copia mensual solo es obligatoria en el contrato a tiempo parcial (resumen de horas junto a la nómina). Aun así, entregar copia firmada a todos evita discusiones futuras y demuestra transparencia. El trabajador siempre puede pedir sus registros, y negárselos es un indicio pésimo ante un juzgado.
¿Qué hago como trabajador si mi empresa no lleva registro?
Empiece por llevar su propio registro paralelo (anotaciones diarias, correos de inicio y fin, geolocalización del transporte): los tribunales lo admiten como principio de prueba precisamente porque la obligación incumplida era de la empresa. Puede denunciar de forma confidencial ante la Inspección de Trabajo, que suele requerir el registro en toda visita. Para reclamar las horas ya trabajadas, tiene 1 año desde su devengo.