La factura es el documento fiscal por excelencia: sin ella no hay gasto deducible para el cliente ni IVA soportado que recuperar, y una factura defectuosa puede costar sanciones a quien la emite. Su contenido no es libre: lo fija el Real Decreto 1619/2012, el reglamento de facturación, que enumera una a una las menciones obligatorias de la factura completa y de la simplificada.
Este generador produce una factura completa y correcta: numeración y serie, identificación fiscal de emisor y destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA (o la mención de exención con su precepto), retención de IRPF cuando procede y forma de pago con su vencimiento. Los cálculos (cuota de IVA, retención y total) se realizan automáticamente a partir de la base.
Si todavía está en fase de presupuesto, lo que necesita es una factura proforma, que no tiene efectos fiscales; y para documentar el cobro, el modelo de recibo.
Modelo de modelo de factura (texto completo)
Este es el texto íntegro del modelo genérico. Sustituya los datos entre corchetes por los suyos, o utilice el formulario guiado de esta página para obtener el documento ya personalizado en Word y PDF, con las variantes legales adaptadas a su caso.
[Nombre o razón social del emisor] NIF: [NIF del emisor] [Domicilio fiscal del emisor]
[Nombre o razón social del cliente] NIF: [NIF del cliente] [Domicilio del cliente]
En [Lugar de emisión], a [Fecha de hoy]
Asunto: Factura n.º [Número de factura (y serie, en su caso)]
FACTURA n.º [Número de factura (y serie, en su caso)], expedida el [Fecha de expedición] en [Lugar de emisión], correspondiente a la operación realizada el [Fecha de la operación (si difiere, opcional)].
EMISOR: [Nombre o razón social del emisor], NIF [NIF del emisor], con domicilio en [Domicilio fiscal del emisor]. DESTINATARIO: [Nombre o razón social del cliente], NIF [NIF del cliente], con domicilio en [Domicilio del cliente].
CONCEPTO: [Descripción de la operación]
DESGLOSE: Base imponible: NaN euros. IVA al 21 por ciento: NaN euros. TOTAL DE LA FACTURA: NaN euros.
FORMA DE PAGO: mediante transferencia bancaria a la cuenta [IBAN de abono], con fecha límite de pago el [Fecha límite de pago (opcional)].
Factura expedida conforme al Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Firmado:
[Nombre o razón social del emisor]
El contenido obligatorio de una factura completa
El artículo 6 del reglamento de facturación exige, como mínimo, las siguientes menciones. Faltar a cualquiera de ellas convierte el documento en una factura incompleta, que Hacienda puede rechazar como soporte de deducciones.
- Número y, en su caso, serie: correlativos, sin saltos ni duplicados. Series separadas para rectificativas y para actividades distintas.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de realización de la operación o de cobro anticipado.
- Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible.
- Base imponible, tipo o tipos de IVA aplicados y cuota repercutida, consignada por separado.
- En operaciones exentas, la referencia al precepto de la Ley 37/1992 o de la directiva que ampara la exención, o la mención aplicable (por ejemplo «inversión del sujeto pasivo»).
¿Factura completa o simplificada?
La factura simplificada (el antiguo tíquet) puede emitirse en operaciones de hasta 400 euros con IVA incluido, o hasta 3.000 euros en ciertos sectores (comercio minorista, hostelería, transporte de personas). No identifica al destinatario, por lo que no le sirve al cliente para deducir: si un cliente empresario pide factura, debe emitirse completa. En caso de duda, emita siempre completa: vale para todo.
IVA y retención de IRPF: cómo se calculan
Sobre la base imponible se aplica el tipo de IVA que corresponda a la operación: el 21 por ciento general, el 10 reducido (hostelería, transporte de viajeros, obras de renovación de vivienda en ciertos casos) o el 4 superreducido (alimentos básicos, libros, medicamentos). Determinadas operaciones están exentas (formación reglada, servicios sanitarios, seguros, alquiler de vivienda) y la factura debe citar el precepto que lo ampara.
La retención de IRPF funciona en sentido inverso: se resta del total y la ingresa el cliente en Hacienda a cuenta del IRPF del emisor. Solo se aplica en facturas de profesionales (actividades de la sección segunda del IAE) dirigidas a empresas, autónomos u otros obligados a retener: el tipo general es el 15 por ciento, reducido al 7 durante el año de inicio de la actividad y los dos siguientes. Las facturas a particulares nunca llevan retención.
| Concepto | Sin retención | Con retención del 15 por ciento |
|---|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 euros | 1.000,00 euros |
| IVA al 21 por ciento | +210,00 euros | +210,00 euros |
| Retención de IRPF | no procede | menos 150,00 euros |
| Total a cobrar | 1.210,00 euros | 1.060,00 euros |
Plazos de expedición, de pago y de conservación
- Expedición: si el destinatario es empresario o profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente al del devengo de la operación; a particulares, en el momento de realizarla.
- Pago entre empresas: la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad, limita el plazo de pago pactado a 60 días naturales (30 en defecto de pacto). Superado el plazo, se devengan automáticamente los intereses de demora y la indemnización de 40 euros por costes de cobro.
- Conservación: las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante el plazo de prescripción tributaria (cuatro años), aunque mercantilmente la documentación del negocio se conserva seis (artículo 30 del Código de Comercio).
Facturación electrónica: lo que viene
La Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, impone la factura electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales, con entrada en vigor escalonada a partir del desarrollo reglamentario, y el Reglamento Veri*factu (RD 1007/2023) exige sistemas de facturación certificados que remitan registros a la AEAT. Emitir hoy facturas correctas y numeradas de forma ordenada es el mejor punto de partida para esa transición.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
Para emitir una factura necesita estar dado de alta censalmente en Hacienda (modelo 036 o 037) en la actividad correspondiente: ese alta es gratuita y es la que legitima la factura. Cuestión distinta es el alta en el RETA de la Seguridad Social: es obligatoria cuando la actividad se ejerce de forma habitual, aunque la doctrina judicial ha admitido excepciones en actividades esporádicas con ingresos por debajo del salario mínimo. No confunda ambas: facturar sin alta censal es una infracción tributaria en todo caso.
¿Qué numeración deben llevar mis facturas?
Correlativa y sin huecos dentro de cada serie: 1, 2, 3... o 2026-001, 2026-002, si opta por reiniciar la numeración cada año usando el año como parte de la serie. Puede abrir series distintas cuando lo justifique la gestión (por establecimiento, por tipo de operación), y es obligatoria una serie separada para las facturas rectificativas. Los saltos de numeración son de lo primero que examina una inspección, porque sugieren facturas anuladas u ocultadas: si anula una factura, hágalo con una rectificativa, no borrándola.
¿Cuándo aplico el 15 y cuándo el 7 por ciento de retención?
El 15 por ciento es el tipo general de retención de los profesionales. El 7 por ciento puede aplicarse durante el año natural en que inicia la actividad y los dos siguientes, siempre que no hubiera ejercido actividad profesional en el año anterior al inicio; conviene comunicarlo por escrito al cliente. Recuerde los límites: la retención solo procede si usted realiza una actividad profesional (sección segunda del IAE) y su cliente es empresa, autónomo u otro obligado a retener. En facturas a particulares no hay retención nunca.
Mi actividad está exenta de IVA, ¿cómo lo indico en la factura?
Emita la factura sin cuota de IVA y con la mención expresa del precepto que ampara la exención: por ejemplo, «operación exenta conforme al artículo 20.Uno.26 de la Ley 37/1992» en servicios de escritores o «artículo 20.Uno.9» en formación. Este generador incluye ese campo cuando selecciona la opción de operación exenta. Tenga presente la contrapartida: quien realiza exclusivamente operaciones exentas no repercute IVA pero tampoco puede deducir el IVA que soporta en sus compras.
¿Qué plazo tiene mi cliente para pagarme la factura?
Entre empresarios y profesionales, el que hayan pactado con un máximo de 60 días naturales desde la entrega o la prestación; sin pacto, 30 días (Ley 3/2004). Superado el plazo, los intereses de demora se devengan automáticamente, sin necesidad de requerimiento, al tipo del BCE más 8 puntos, y puede exigir además 40 euros de indemnización por costes de cobro por factura. Si el impago se enquista, un requerimiento por burofax y, en su caso, el proceso monitorio (sin abogado hasta 2.000 euros) son las vías habituales.
¿Es lo mismo una factura que una factura proforma o un recibo?
No. La proforma es un presupuesto con formato de factura: no tiene numeración fiscal, no devenga IVA y no sirve para deducir; se usa para que el cliente apruebe la operación o gestione un pago anticipado. El recibo acredita el cobro, no la operación: lo emite quien recibe el dinero como prueba de pago. El circuito completo es proforma (oferta), factura (devengo fiscal de la operación) y recibo o justificante bancario (prueba del cobro). Solo la factura tiene efectos ante Hacienda.